6 sugestões para melhorar a administração do tempo e incrementar o bem-estar

No dia a dia, a busca por produtividade no trabalho, o cumprimento de responsabilidades familiares, a manutenção de relações sociais e o cuidado com o bem-estar próprio se apresentam como um desafio constante. Atender a tantas exigências pode ser difícil e, muitas vezes, é impossível manter um equilíbrio ideal. Para evitar a cobrança excessiva, é fundamental estar atento aos riscos de estresse e ansiedade, que podem levar a uma queda na eficiência. Uma abordagem eficaz para lidar com essas pressões pode estar relacionada à Gestão do Tempo.

Um estudo do Instituto Locomotiva revela que 65% da população não consegue dedicar nenhum momento de descanso durante a semana, evidenciando que encontrar um balanço entre trabalho, lazer e outras atividades tem se tornado cada vez mais complicado. O resultado da falta de pausas impacta negativamente na capacidade de recuperação da mente e do corpo. No entanto, ao adotar práticas de gestão do tempo, é possível priorizar as atividades e estabelecer uma rotina mais saudável.

O aprimoramento da rotina deve ser encarado como uma ferramenta para facilitar o cumprimento das tarefas diárias, resguardando a saúde mental e física. Para ajudar nesse processo, especialistas recomendam algumas abordagens eficazes.

Os quatro pilares do autocuidado

De acordo com especialistas em organização pessoal, alcançar um nível de produtividade maior depende da atenção a quatro pilares fundamentais do autocuidado: sono, alimentação, pausas e atividade física. Esses elementos são a base para uma rotina equilibrada e funcional, por isso é essencial garantir um descanso apropriado, exercitar-se regularmente e manter uma dieta saudável. A saúde do corpo e da mente é crucial para um bom desempenho em qualquer atividade.

Para ser mais eficaz no trabalho, é importante identificar tarefas prioritárias e minimizar distrações. Três categorias de distrações foram identificadas como as que mais interferem na capacidade de concentração:

Distrações físicas: Um ambiente desorganizado, repleto de papéis e objetos soltos, pode dificultar a concentração. Organizar o espaço de trabalho no começo e no final do expediente ajuda a criar condições mais propícias para a produtividade.

Distrações digitais: As constantes notificações dos celulares e uma infinidade de abas abertas podem roubar a atenção. É aconselhável restringir o uso de redes sociais e manter apenas as abas essenciais abertas. Defina horários específicos para verificar mensagens e comunique colegas e familiares sobre horários em que estará disponível para urgências, recomendam os especialistas.

Distrações sociais: No contexto do trabalho remoto, interrupções frequentes de familiares, crianças ou animais de estimação podem desviar o foco. Em ambientes de escritório, o uso de fones de ouvido é uma forma de sinalizar que você não deseja ser interrompido; no entanto, essa abordagem nem sempre funciona em casa. Estabelecer acordos com a família, como um sinal na porta do escritório, pode ajudar a minimizar essas interrupções.

A compreensão sobre as distrações é um primeiro passo crucial para otimizar o uso do tempo.

Dicas para aprimorar sua rotina

1) Planeje o seu dia: Ao elaborar uma lista de tarefas no início do dia, você organiza o que precisa ser realizado. Pesquisas indicam que o uso de listas pode aumentar a produtividade em até 20%, pois proporciona maior clareza sobre as atividades e objetivos, ajudando a evitar a procrastinação e mantendo o foco nas prioridades.

2) Aplique a técnica Pomodoro: Compreende-se por técnica Pomodoro o método de trabalhar em blocos de 25 minutos, seguido por 5 minutos de pausa. Após quatro ciclos, é recomendável uma pausa maior, de 15 a 30 minutos. Esse método é reconhecido por aumentar a produtividade, alternando períodos de trabalho intenso com descansos curtos, contribuindo para manter a concentração e evitando a fadiga mental, conforme publicado pela Harvard Business Review.

3) Inclua pausas ativas: Realizar pausas curtas pode parecer uma perda de tempo, mas, na verdade, essas interrupções ajudam a melhorar o desempenho. Dados indicam que pausas rápidas podem aumentar a capacidade de concentração em até 15%, especialmente em tarefas que demandam alta carga cognitiva, além de atenuar o estresse e renovar o foco.

4) Use a tecnologia de maneira consciente: O uso excessivo de celulares e redes sociais pode consumir tempo valioso. Estudos revelam que, em média, uma pessoa passa cerca de 3 horas e 45 minutos diários em redes sociais. Para limitar o impacto disso na produtividade, é recomendado definir horários específicos para consultar mensagens e priorizar as tarefas mais importantes.

5) Delegue funções e colabore em equipe: Delegar tarefas é uma estratégia inteligente para otimizar a gestão do tempo. Dados de uma pesquisa apontam que empresas onde a liderança realiza uma delegação eficaz têm 33% mais chances de obter melhores resultados financeiros. Essa prática não só liberta tempo para planejamento e atividades importantes, mas também aumenta o engajamento da equipe.

6) Reavalie e ajuste suas estratégias semanalmente: Reserve um tempo a cada semana para revisar as tarefas feitas e planejar a semana seguinte. A prática de revisar periodicamente a gestão do tempo pode reduzir o estresse em até 25%, amplificando a sensação de controle e realização, conforme afirma a American Psychological Association.

Pensando em mudanças graduais

Implementar essas práticas simples pode resultar em ganhos significativos na gestão do tempo e, consequentemente, na produtividade e no bem-estar geral. “Melhorar o desempenho profissional também favorece uma vida pessoal mais equilibrada, reduzindo o estresse e ampliando a sensação de conquista. Pequenos ajustes na rotina representam um primeiro passo em direção a uma mudança que transcende a administração do tempo: trata-se de viver de maneira mais eficiente e consciente”, conclui a especialista.